Si el saldo de tu cuenta bancaria nunca coincide exactamente con lo que muestra tu libro contable, no estás haciendo algo mal: es lo normal, y para eso existe la conciliación bancaria. Te mostramos qué es y cómo hacerla paso a paso en Excel, con un ejemplo que cierra en los dos lados.
Puntos clave
- La conciliación bancaria compara el libro contable con el extracto del banco.
- Las diferencias más comunes son depósitos en tránsito y cheques pendientes de cobro.
- El objetivo final es llegar al mismo saldo conciliado por ambos caminos.
- En Excel se hace sumando y restando movimientos no registrados en cada lado.
- En Chile un cheque en pesos caduca a los 60 días si se giró en la misma plaza, así que un cheque pendiente no se arrastra de forma indefinida.
Cómo hacer la conciliación bancaria paso a paso con Excel
La conciliación bancaria es el proceso de confrontar los valores que una empresa tiene registrados en su cuenta de ahorro o cuenta corriente con los datos que aporta el banco a través del extracto bancario.
Las empresas suelen llevar un libro auxiliar donde figura cada movimiento de la cuenta banco. Ese libro se ajusta comparándolo periódicamente con el extracto bancario, y ahí pueden aparecer diferencias. Si estás montando la contabilidad de una empresa nueva, la base es tener la cuenta adecuada: aquí está el repaso de las mejores cuentas bancarias para empresas en Chile.
¿Qué es la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria es un procedimiento de control del efectivo disponible. Sirve para comparar los valores que la empresa tiene registrados en su cuenta con los que el banco informa en el extracto bancario, que suele llegar cada mes.
Esta comparación permite hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la empresa cuando el estado de cuenta del banco no coincide con ellos. Algunas razones habituales de ese desajuste:
- Depósitos de último momento que la empresa ya registró, pero el banco todavía no.
- Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios.
- Cierre de los libros de la cuenta corriente para preparar los estados de fin de mes.
- Errores numéricos u omisiones en los libros de la empresa.
- Cheques devueltos por falta de fondos u otros motivos.
- Cargos del propio banco por intereses o comisiones.
- Errores u omisiones por parte del banco.
La hoja de trabajo que se prepara para determinar estas diferencias se llama conciliación bancaria, y su objetivo es llegar al saldo correcto. Ese trabajo es parte del día a día de un contador auditor en Chile, pero cualquier persona con el extracto y el libro delante puede hacerlo.
¿Cómo hacer la conciliación bancaria paso a paso?
La conciliación surge porque hay movimientos registrados en tu cuenta contable que no aparecen en el estado de cuenta bancario, o al revés. Si ambos documentos tuvieran los mismos movimientos, los saldos coincidirían directamente.
Los movimientos que suelen faltar en la contabilidad, y sí aparecen en el estado de cuenta bancario, son:
- Notas de crédito
- Notas de débito
Los movimientos que suelen estar en la contabilidad, pero no en el estado de cuenta bancario, son:
- Depósitos o transferencias pendientes
- Cheques girados y no cobrados
Lo importante antes de empezar: la conciliación tiene dos columnas que se trabajan por separado, la del libro mayor y la del estado de cuenta, y ambas tienen que terminar en el mismo saldo a conciliar. Si no coinciden, es que queda algún movimiento sin identificar.
Para hacer la conciliación bancaria en Excel, sigue estos pasos:
1. Agrega estos datos:
- Nombre de la empresa
- Documento: Conciliación bancaria
- Fecha: periodo de la conciliación
2. Parte del saldo del libro y ajústalo con lo que el banco ya registró y tú no:
- Saldo final según libro mayor de bancos: $1.460
- (+) Notas de crédito: $5. Suman, porque aumentan el saldo disponible (por ejemplo, un abono de intereses).
- (-) Notas de débito: $3. Restan, porque lo disminuyen (por ejemplo, una comisión de mantención).
3. Si no quedan más movimientos sin registrar, el saldo a conciliar por el lado del libro es $1.462.
Ahora vamos al segundo paso, que es el mismo ejercicio por el lado del banco:
1. Determina estas cantidades:
- Saldo final según estado de cuenta: $1.482
- (-) Cheques girados y no cobrados: $120. Van con signo negativo porque, al cobrarse, disminuirán el saldo.
2. Suma los depósitos en tránsito: transferencia de $100, que aumentará el saldo disponible cuando se registre en el estado de cuenta bancario.
3. El saldo a conciliar resultante es $1.462, el mismo que salió por el lado del libro. Cuando las dos columnas coinciden, la conciliación está cerrada.
Cuánto dura un cheque girado y no cobrado
Este punto es el que más se arrastra de un mes a otro, y en Chile tiene un plazo concreto. Según la Comisión para el Mercado Financiero, un cheque en pesos chilenos debe presentarse al cobro dentro de 60 días desde su fecha de expedición si se giró en la misma plaza del banco librado, y dentro de 90 días si se giró en una plaza distinta dentro del país. Para un cheque en pesos girado en el extranjero el plazo es de 3 meses, y para uno en moneda extranjera, de 12 meses.
Pasado el plazo el banco no puede pagarlo y debe protestarlo por caducidad, salvo que el girador autorice el pago por escrito, que es lo que se conoce como revalidación. Para la conciliación esto significa que un cheque pendiente no se arrastra indefinidamente: llegado el vencimiento hay que decidir si se revalida o se reversa el asiento. Y si el cheque está a nombre de otra persona, conviene revisar antes si se puede cobrar un cheque a nombre de otra persona.
Pasado el plazo el banco no puede pagarlo y debe protestarlo por caducidad, salvo que el girador autorice el pago por escrito, que es lo que se conoce como revalidación. Para la conciliación esto significa que un cheque pendiente no se arrastra indefinidamente: llegado el vencimiento hay que decidir si se revalida o se reversa el asiento. Y si el cheque está a nombre de otra persona, conviene revisar antes si se puede cobrar un cheque a nombre de otra persona.
Qué factores generan diferencias
Suelen ser tres los factores que generan diferencias entre los datos del banco y los de la empresa:
- Depósitos en tránsito
- Cheques pendientes de cobro
- Errores del banco
Qué razones generan diferencias entre los saldos
Hay cinco razones habituales por las que el saldo en libros no coincide con el saldo en el banco:
- Comisiones bancarias cobradas
- Depósito de cheques sin fondos
- Cobro de documentos
- Pago de documentos
- Errores en los libros
La forma más usada para hacer la conciliación empieza por el saldo del extracto. Los débitos del extracto son los créditos del libro banco, y viceversa.
- Compara ambos registros y marca con un visto los que coincidan.
- Identifica las partidas sin marcar: ahí están las diferencias.
- Si son diferencias temporales que se compensarán solas, no hace falta registrar nada.
- Si son diferencias permanentes, hay que hacer los asientos de ajuste.
Tomando el saldo del banco, debes sumar:
- Depósitos no acreditados
- Débitos no contabilizados
- Errores u omisiones de la empresa que incrementan el saldo
- Errores u omisiones del banco que disminuyen el saldo
Y restar:
- Cheques pendientes
- Notas de crédito no contabilizadas por la empresa
- Errores u omisiones de la empresa que disminuyeron el saldo
- Errores u omisiones del banco que incrementaron el saldo
- Otros ajustes
La clave está en identificar qué movimientos no se registraron en el estado de cuenta ni en la contabilidad. Una vez los registras ambos, obtienes el saldo a conciliar.
Lo que conviene revisar antes de dar por buena la conciliación
Con este proceso ya puedes armar tu conciliación bancaria en Excel sin depender de fórmulas complicadas: solo hace falta orden, comparar movimiento por movimiento y registrar lo que falte en cada lado.
Antes de cerrarla, tres comprobaciones rápidas: que las dos columnas terminen en la misma cifra, que ningún cheque pendiente lleve más tiempo del plazo legal de cobro, y que las comisiones y los intereses del banco estén registrados en el libro y no solo en el extracto.
Repite el ejercicio cada mes y las diferencias dejarán de acumularse. Una conciliación que se posterga dos o tres meses deja de ser un control y se convierte en una investigación.
Antes de cerrarla, tres comprobaciones rápidas: que las dos columnas terminen en la misma cifra, que ningún cheque pendiente lleve más tiempo del plazo legal de cobro, y que las comisiones y los intereses del banco estén registrados en el libro y no solo en el extracto.
Repite el ejercicio cada mes y las diferencias dejarán de acumularse. Una conciliación que se posterga dos o tres meses deja de ser un control y se convierte en una investigación.
Preguntas frecuentes sobre la conciliación bancaria
¿Con qué frecuencia debo hacer la conciliación bancaria?
Lo habitual es hacerla mensualmente, cuando llega el extracto bancario, aunque las empresas con mucho volumen de movimientos suelen conciliar semanalmente.
¿Qué diferencia hay entre una diferencia temporal y una permanente?
La temporal se compensa sola en el siguiente periodo (por ejemplo, un depósito en tránsito que ya se acreditará), así que no requiere ajuste. La permanente refleja un error real que sí necesita un asiento de ajuste en los libros.
¿Sirve un programa contable en vez de Excel para conciliar?
Sí, la lógica es la misma. Excel es útil para empresas pequeñas o para entender el proceso paso a paso; los programas contables automatizan buena parte del cruce de movimientos cuando el volumen es alto.
¿Qué pasa si no cuadra la conciliación bancaria?
Revisa partida por partida los movimientos sin marcar en ambos registros: casi siempre la diferencia viene de un cheque, una comisión o un depósito que falta por registrar en alguno de los dos lados.
Fuentes consultadas:
